Na de komma gaat het verder!

Ontrafelen met RACI

Er is een heel praktisch en effectief model, dat schijnbaar complexe zaken overzichtelijk maakt en waarmee je dingen mee op de juiste plek kunt leggen. Het komt uit het proces management, maar als je het een beetje handig aanpakt, kun je het in allerlei situaties toepassen. Het heeft me heel vaak geholpen toen ik nog in loondienst werkte.

Later, tijdens mijn systemische ontwikkeling als coach, kwam ik erachter waaróm dit model zo goed werkt. Het sluit aan bij een van de drie systemische ‘basiswetten’, namelijk die van ordeningen: Opstellingenwerk laat zien dat verwarring verdwijnt en er rust ontstaat in systemen, wanneer dingen op de juiste plek liggen, wanneer de dagelijkse praktijk in overeenstemming is met de ‘natuurlijke orde der dingen’. En dat is precies waar het model helderheid in schept!

Dit hulpmiddel is het RACI-model. Ik zal het hieronder toelichten:

R          =       responsable   =       degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering van een taak

A         =       accountable   =        degene die eind-/budgetverantwoordelijk is, die wordt aangesproken op

                                                        resultaat en die beslissingsbevoegd is.

C          =       consulted       =       degenen die geraadpleegd worden

I           =       informed        =       degenen die geïnformeerd worden

Eén persoon/functie kan meerdere rollen hebben. De combinatie C, I komt regelmatig voor, maar R en A samen is ook goed mogelijk. In projecten die niet lopen of wanneer taakverdeling onduidelijk is, blijkt vaak dat de A niet belegd is of zijn rol niet oppakt. Een valkuil is dan dat de R alle beslissingen neemt, ook die niet onder zijn bevoegdheid vallen. Die is dan ook de pineut als het misgaat of kan het sowieso niet goed doen. Of R werkt zich keer op keer het apezuur aan dingen die A laat liggen, terwijl A het niet oppakt omdat R dat iedere keer doet. Zo houden ze de situatie samen in stand.

Voordeel van dit model is, dat je vanzelf op knelpunten stuit die je over het hoofd had gezien als je de rollen in kaart gaat brengen. Ook in een privésituatie kan het helderheid scheppen, doordat je naar het onderliggende proces kijkt: Van wie is dit probleem eigenlijk? Wat is mijn eigen rol? Welke rol neem ik in en welke rol zou ik willen? Bij wie kan ik advies of informatie krijgen? Wie moeten er allemaal op de hoogte zijn van deze situatie? En wie gaat het helemaal niet aan? Misschien blijkt de situatie wel anders in elkaar te zitten dan je dacht.

Het RACI-model helpt je om onduidelijke situaties te onderzoeken. Met deze 4 letters kun je het onzichtbare zichtbaar maken. Een omgekeerde verdwijntruc dus. En vervolgens de kluwen ontrafelen en orde aanbrengen in de chaos. Probeer het maar eens en kijk wat het oplevert!